Formulare online ausfüllen: Worauf Sie beim Datenschutz achten sollten

Fünf Fragen an jedes Online-Werkzeug

1. Wo werden die Daten gespeichert? In der EU gilt die Datenschutz-Grundverordnung unmittelbar. Bei Anbietern außerhalb der EU braucht es zusätzliche Garantien für die Übermittlung. Seriöse Anbieter nennen Speicherorte und Unterauftragnehmer.
2. Wann wird gelöscht? Gute Werkzeuge löschen hochgeladene Dateien automatisch nach einer festen, kurzen Frist – und sagen, welche.
3. Werden die Daten für KI-Training genutzt? Das sollte ausdrücklich ausgeschlossen sein, auch bei den KI-Anbietern, die das Werkzeug nutzt.
4. Wer hat Zugriff? Konto mit Passwort, besser mit Zwei-Faktor-Anmeldung; Download-Links, die nach kurzer Zeit ablaufen.
5. Wie verdient der Anbieter Geld? Ein kostenloses Werkzeug ohne erkennbares Geschäftsmodell verdient womöglich mit Ihren Daten.

Besonders schützenswerte Angaben

Gesundheitsdaten – etwa in Anträgen auf einen Pflegegrad oder einen Schwerbehindertenausweis – gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Laden Sie solche Formulare nur bei Anbietern hoch, die dafür ausgelegt sind, und löschen Sie sie nach dem Ausfüllen.

Ausweiskopien und Nachweise

• Schicken Sie nur, was verlangt wird. Bei der Wohnungssuche etwa sind Nachweise zum Einkommen laut Datenschutzkonferenz erst gefragt, wenn sich der Vermieter für Sie entschieden hat; unaufgefordert sollten Sie nichts beilegen.
• Kopien des Personalausweises müssen eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein (§ 20 Abs. 2 PAuswG); nicht benötigte Angaben dürfen Sie schwärzen [ungeprüft].
• Schwärzen Sie in Kontoauszügen und Gehaltsabrechnungen, was für den Zweck nicht nötig ist – soweit die Stelle das zulässt.

Versand

Ausgefüllte Formulare mit sensiblen Angaben gehören nicht in eine unverschlüsselte E-Mail an eine unbekannte Adresse. Nutzen Sie das Online-Verfahren der Behörde, die Post oder einen Weg, den die Stelle ausdrücklich anbietet.

Ihre Rechte

Sie können von jedem Anbieter Auskunft verlangen, welche Daten er über Sie speichert (Art. 15 DSGVO), und die Löschung verlangen, wenn sie nicht mehr nötig sind (Art. 17 DSGVO).

Und bei Ausfüllpilot?

Ausfüllpilot speichert Dateien und Formulardaten in Frankfurt am Main, löscht Dateien nach der eingestellten Frist automatisch (im kostenlosen Tarif nach 24 Stunden) und nutzt Ihre Daten nicht für KI-Training. Welche Dienstleister beteiligt sind und wie die KI-Anfragen laufen, steht offen auf der Seite Sicherheit & Datenschutz.