Die passende Methode nach PDF-Typ wählen
| Was Sie in der Datei sehen | Sinnvoller erster Schritt | Danach prüfen |
|---|---|---|
| Anklickbare Textfelder und Kästchen | In einer PDF-Anzeige mit Formularunterstützung ausfüllen | Sind alle Werte im gespeicherten PDF enthalten? |
| Gedruckten Text, aber keine Eingabefelder | Text platzieren oder Formularfelder erkennen lassen | Liegen die Werte auf den richtigen Linien? |
| Ein eingescanntes Seitenbild | Scan in einem geeigneten Formular-Editor öffnen | Sind kleine Kästchen und schiefe Zeilen korrekt erkannt? |
| „Bitte warten …“ oder Hinweis auf Adobe Reader | Prüfen, ob ein dynamisches XFA-Formular vorliegt | Gibt es beim Herausgeber eine normale PDF- oder Online-Fassung? |
Interaktive Formulare zuerst direkt ausprobieren
Klicken Sie in ein Feld und wechseln Sie mit der Tabulatortaste weiter. Wenn das klappt, können Sie die vorhandenen Felder oft ohne zusätzliche Erkennung nutzen. Achten Sie auf Felder, deren Inhalt länger ist als der sichtbare Bereich. Ein gespeicherter Wert ist nicht automatisch vollständig lesbar.
Speichern Sie unter einem neuen Namen und öffnen Sie die Datei erneut. So erkennen Sie, ob das Programm Werte und Auswahlschaltflächen tatsächlich übernommen hat. Mehr dazu im Ratgeber PDF-Formular speichern.
Druckvorlagen und Scans im Browser ausfüllen
Bei einer flachen Vorlage sind Linien und Kästchen nur Teil der Seite. In Ausfüllpilot laden Sie das PDF hoch, lassen die Felder erkennen und prüfen die Zuordnung im Editor. Danach können Sie Angaben eintragen und das Ergebnis herunterladen. Die beiden Werkzeuge Formularfelder erkennen und PDF ausfüllbar machen helfen bei diesem Übergang.
Für einmalige Angaben kann freies Platzieren von Text genügen. Wenn dieselbe Vorlage öfter gebraucht wird, lohnt sich eine Prüfung der Feldnamen und Feldtypen. Speichern Sie die korrigierte Vorlage, damit die nächste Bearbeitung auf derselben Struktur aufbauen kann.
Grenzen: XFA, Passwörter und Unterschriften
Ausfüllpilot unterstützt keine dynamischen XFA-Formulare. Fordern Sie bei Bedarf eine andere Fassung beim Herausgeber an oder verwenden Sie dessen empfohlenes Programm. Eine Umwandlung in eine Druck-PDF kann Berechnungen, Schaltflächen und andere Funktionen verlieren.
Bei geschützten PDFs benötigen Sie die erforderliche Berechtigung. Und eine eingefügte Unterschriftsgrafik ist keine qualifizierte elektronische Signatur. Prüfen Sie vor dem Einreichen, welche Form der Empfänger verlangt; ein Programmwechsel ändert diese Anforderungen nicht.
Häufige Fragen
Brauche ich Adobe Acrobat Pro, um ein PDF auszufüllen?
Für viele Formulare nicht. Interaktive PDFs lassen sich mit geeigneten PDF-Anzeigen ausfüllen; Druckvorlagen und Scans benötigen einen Editor mit Texteingabe oder Felderkennung. Spezielle Formularfunktionen können ein bestimmtes Programm erfordern.
Kann Ausfüllpilot jedes Adobe-Formular öffnen?
Nein. Dynamische XFA-Formulare werden nicht unterstützt. Prüfen Sie in diesem Fall die Hinweise des Herausgebers oder fragen Sie nach einer normalen PDF-Fassung beziehungsweise einem Online-Verfahren.