Ein Formular für mehrere Datensätze ausfüllen
Die Serienausfüllung verbindet Ihr PDF mit Excel- oder CSV-Daten. Sehen Sie sich Spaltenzuordnung, Vorschau und die Voraussetzungen im Business-Tarif an.
Eine Zeile entspricht einem ausgefüllten Formular
Bei der Serienausfüllung ordnen Sie Tabellenspalten den Feldern einer gespeicherten Vorlage zu. Aus jeder Datenzeile entsteht eine eigene PDF. In Ausfüllpilot gehört dieser Ablauf zum Business-Tarif; die aktuellen Konditionen stehen auf der Preisseite.
Das ist beispielsweise hilfreich, wenn eine Hausverwaltung mehrere Bestätigungen nach derselben Vorlage vorbereitet. Die Tabelle muss dabei genau die Angaben enthalten, die in das jeweilige Formular gehören. Eine Serienausfüllung prüft nicht, ob die inhaltlichen Voraussetzungen einer Erklärung erfüllt sind.
1. Spalten mit eindeutigen Überschriften vorbereiten
Verwenden Sie eine Kopfzeile und pro Spalte einen klaren Wert. Trennen Sie Vorname, Nachname, Straße, Postleitzahl und Ort, wenn das Formular dafür eigene Felder besitzt. Entfernen Sie Zwischensummen, Leerzeilen und zusätzliche Titelzeilen aus dem Datenbereich.
| Tabellenspalte | Beispiel mit erfundenen Daten | Beim Übertragen prüfen |
|---|---|---|
| vorname | Erika | Eigenes Feld oder gemeinsames Namensfeld? |
| nachname | Mustermann | Passt der vollständige Name ins Feld? |
| plz | 01234 | Als Text behandeln, damit die führende Null bleibt. |
| datum | 08.10.2026 | Entspricht das Format dem Formular? |
Bei Kennnummern, Postleitzahlen und IBANs ist das Zahlenformat besonders wichtig. Tabellenprogramme können führende Nullen entfernen oder lange Ziffernfolgen verändern. Kontrollieren Sie deshalb die tatsächlich exportierten Werte und nicht nur die formatierte Zellansicht.
2. Vorlage und Zuordnung prüfen
Erstellen oder öffnen Sie eine gespeicherte Vorlage. Prüfen Sie Feldnamen, Feldtypen und Positionen, bevor Sie die Tabelle hochladen. CSV und XLSX werden für die Serienausfüllung unterstützt. Kontrollieren Sie den Zuordnungsvorschlag: Ähnliche Namen wie „Ort“ und „Geburtsort“ dürfen nicht verwechselt werden.
Nicht jede vorhandene Spalte muss übertragen werden. Lassen Sie interne Notizen oder andere Daten weg, die nicht in das PDF gehören. Bei Auswahlfeldern müssen die Werte zur Bedeutung und zu den möglichen Optionen des Zielfeldes passen.
3. Mit einer kleinen Auswahl beginnen
Testen Sie zunächst wenige repräsentative Zeilen: einen langen Namen, einen Wert mit führender Null und ein optional leer bleibendes Feld. Öffnen Sie die erzeugten PDFs und vergleichen Sie sie mit den Quellzeilen. Prüfen Sie Häkchen, Datumsformate und abgeschnittenen Text.
Starten Sie die größere Serie erst nach dieser Kontrolle. Wählen Sie nachvollziehbare Dateinamen und überprüfen Sie vor dem Versand, dass jede Datei an den richtigen Empfänger geht. Hinweise zum Export finden Sie unter Ausgefülltes PDF speichern.
Häufige Fragen
Kann ich eine Excel-Datei direkt für die Serienausfüllung nutzen?
Ja, Ausfüllpilot unterstützt Tabellen im XLSX- und CSV-Format mit einer Kopfzeile. Sie benötigen eine gespeicherte Vorlage und ordnen die Spalten deren Formularfeldern zu.
Warum verschwindet die Null am Anfang einer Postleitzahl?
Tabellenprogramme behandeln die Spalte möglicherweise als Zahl. Verwenden Sie für solche Kennwerte ein Textformat und kontrollieren Sie die exportierten Daten sowie eine erzeugte Beispiel-PDF.